Besonders spannend ist diese Frage in Bezug auf die Kommunikation in IT-Projekten, in welchen Projektmitarbeiter häufig von diversen Standorten am Projekt arbeiten.

Ausgangslage

Die Projektkommunikation findet in den meisten Fällen über E-Mail statt. E-Mails werden an das Projektteam versendet und in Ordnern archiviert. Diese Archivierung bzw. Sortierung nimmt jeder Mitarbeiter für sich vor. Stellen wir uns nun die Situation vor, dass ein neuer Mitarbeiter in das Projekt einbezogen wird: Wie wird diesem Mitarbeiter nun die bisherige Kommunikation übergeben? Wie findet diese Person wichtige, themenbezogene Informationen?

Problem #1: Informationsverlust
Häufig wird ein neuer Projektmitarbeiter erst bei seinem Eintritt in die Projektkommunikation aufgenommen. In seltenen Fällen gewährt man ihm auch Zugriff auf Postfächer anderer Mitarbeiter. Der neue Mitarbeiter hat dadurch keine Möglichkeit, die bisherige Kommunikation im Projekt nachzuverfolgen. Ebenfalls fehlt im der Zugriff auf wichtige, projektbezogene Informationen. Dadurch gehen diese Informationen verloren, Entscheidungen sind nicht mehr nachvollziehbar.

Problem #2: Informationsverteilung
Schnell stellt sich in der Projektkommunikation die Frage, an wen Informationen versendet werden sollen. An alle Mitarbeiter im Projektteam? Wurde das Projektteam evtl. ergänzt und die Information muss an weitere, noch unbekannte Empfänger versendet werden? Für wen sind die Informationen relevant? Wen könnten sie interessieren?
Die Beantwortung dieser Fragen ist  zeitintensiv – und doch bei jeder neuen Information notwendig. Auch hier droht die Gefahr des Informationsverlustes, sollte ein Empfänger wichtige Informationen nicht erhalten haben.

Vorteile Microblogging

Micro-Blogs können die in der Ausgangslage erwähnten Probleme reduzieren, wenn nicht sogar beheben. Projektmitarbeiter haben die Möglichkeit, sich aktiv und selbstorganisierend am Projekt zu beteiligen. Folgende Vorteile sind dabei wesentlich:

• Einfachheit
  Micro-Blogging Tools sind nicht sonderlich komplex. Und gerade Projektmitarbeiter in IT-Projekten sind im Umgang mit solchen Tools bereits versiert.
• Transparenz
  Informationen werden direkt erfasst und sind für Projektmitarbeiter einsehbar. Dadurch erhält das gesamte Projektgeschehen eine höhere Transparenz. Ereignisse sind nachvollziehbar und können strukturiert abgerufen werden.
• Projekthistorie
  Jeder Projektmitarbeiter kann vom Projektfortschritt bereichten, über Meilensteine berichten, unvorhergesehene Ereignisse melden und über verschobene Deadlines informieren. Durch das “Taggen” der Einträge ist ohne nennenswerten Zeitaufwand eine Projektstruktur möglich, die zeitlich nachvollziehbar ist
• Entlastung der Projektleitung
  Wie vorhin erwähnt, kann sich jeder Mitarbeiter über Deadlines, Meilensteine und Ereignisse informieren. Es ensteht eine Art “Selbstorganisation” im Projektteam, was den Projektleiter entlastet.
• Mobilität
  Micro-Blogging Tools bieten mobile Schnittstellen. Projektmitarbeiter können sich so auch unterwegs über den Projektstand informieren oder Nachrichten verfassen.
• “Bottom-Up”-Kommunikation
  Die “Bottom-Up”-Berichterstattung ist oftmals effektiver als die altbewährte Kommunikation “von-oben-nach-unten”.  Die Kommunikation findet nicht nur durch den Projektleiter statt, sondern vernetzt durch alle Projektmitarbeitenden.

Wieso kein Intranet?
Unweigerlich stellt sich bei den genannten Vorteilen die Frage, weshalb ein einfaches Intranet nicht ausreicht.
Viele Firmen setzen bereits Intranets ein für die Kommunikation in Projekten. Selten entsteht darüber jedoch ein Dialog bzw. eine Konversation, was auf diverse Gründe zurückgeführt werden kann:

• kompliziertes Rechtesystem und dadurch zu hohe Restriktionen
• Zeitlicher Aufwand für die Verfassung von langen Beiträgen (Hemmschwelle bei Mitarbeitern)
• “Top-Down”-Kommunikation
• …

Nachteile Microblogging

• Informationsüberfluss
  Dadurch, dass jede Information und jedes Ereignis direkt sichtbar sind, können Mitarbeiter durch zuviele Informationen erdrückt werden. Projektmitarbeiter sehen dadurch den “Wald vor lauter Bäumen nicht mehr”.
• Zeichenlimitierung
  Microblogging-Tools limitieren die Anzahl Zeichen. Dadurch werden Informationen gekürzt und evtl. relevante Details ausgelassen.
• Abschweifungen in Diskussionen
  Diskussionen können abschweifen und sich zu nicht-projektbezogene Streiteren entwickeln. Darunter leidet die Übersichtlichkeit und die Nachvollziebarkeit der gesamten Projektkommunikation.

Fazit

Microblogging soll die altbewährten Projektkommunikationstools wie E-Mail, Ordnerstrukturen und -ablagen nicht ersetzen. Es soll eher als Ergänzung der kollaborativen Informations- und Kommunikationsumgebung dienen. Betrachtet man Microblogging aus dieser Sicht, bietet es Möglichkeiten zur Flexibilisierung und Bereicherung der Projektkommunikation. Micro-Blogs machen die Kommunikation vielfältiger, wenn auch komplexer.
Die durch das Microblogging etablierte Transparenz in Projekten trägt dazu bei, dass sich ein Team-Spirit entwickeln kann, der die Projektmitarbeiter näher zusammenschweisst. Sie entwickeln ein Bewusstsein für die Arbeiten und Aufgaben ihrer Kollegen.

Ein Einsatz von solchen Tools sollte also in jedem Fall erwägt werden. Setzt sich diese Art der modernen Projektkommunikation durch, ist mit einer Verbesserung des Projektprozesses zu rechnen und entsprechend mit einer erhöhten Erfolgsaussicht des gesamten Projektes.

Ergänzung
Möglicherweise wird sich auch Google Wave für die Kommunikation in Projekten eignen. Bietet es doch viele der Vorteile auch, die Microblogging mit sich bringt.

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